Презентация «Microsoft Office Word 2007»

Word
<< Office Word 2007		Word 2010 >>

Учебные курсы по Microsoft® Office Word 2007	Содержание курса	Быстрое создание документов	Автоматизация работы с помощью шаблонов	Урок 1
Что такое шаблон	Использование готовой титульной страницы факса	Использование готовой повестки дня	Три шаблона повестки дня	Поиск установленных шаблонов
Поиск шаблонов	Поиск шаблонов на веб-узле Office Online	Искать шаблоны следует в разделе Microsoft Office Online	Уникальное преимущество шаблона	Новый документ — это не сам шаблон
Шаблоны и документы: два разных типа файлов	Шаблоны функционируют иначе, чем документы	Упражнения для практического занятия	Главное отличие шаблона	Шаблон открывает свою копию в виде нового документа.
Что необходимо сделать в Word в первую очередь для поиска существующих шаблонов?	Нажать кнопку Office и выбрать команду Создать.	Шаблон отличается от документа	Шаблон, в отличие от документа, открывает копию самого себя	Создание собственных шаблонов.
Исходный документ	Преимущества использования шаблона	Содержимое шаблона можно изменить	Шаблон всегда будет доступен в Word вместе	Подготовка содержимого шаблона
Откройте документ	Можно выполнить следующие действия.	Сохранение файла в качестве шаблона	Сохранение шаблона	Шаблон можно открывать без опасений
Создание документа на основе шаблона	Редактирование шаблона	Защита шаблонов	Упражнения для практического занятия.	Какое расширение имени используется для файла шаблона?
Dotx	«Сохранить как» в меню кнопки Office	Команда Шаблон Word	Почему шаблон следует сохранять в папке «Надежные шаблоны»?	Это позволит найти шаблон по ссылке Мои шаблоны
Краткий справочник	Об использовании этого шаблона

Презентация «Microsoft Office Word 2007». Размер 895 КБ. Автор: .

Загрузка...

Microsoft Office Word 2007

содержание презентации «Microsoft Office Word 2007.ppt»

№	Слайд	Текст
1		Учебные курсы по Microsoft® Office Word 2007 Учебные курсы по Microsoft® Office Word 2007. Автоматизация работы с помощью шаблонов. [Название вашей организации] представляет:
2		Содержание курса Содержание курса. Обзор. Быстрое создание документов Урок 1. Воспользуйтесь мощными возможностями шаблонов Урок 2. Создание собственных шаблонов. В каждом уроке имеется несколько практических заданий и списокконтрольных вопросов. Автоматизация работы с помощью шаблонов.
3		Быстрое создание документов Обзор. Быстрое создание документов. Прежде чем создавать документ Word 2007 «с нуля», подумайте, не лучше ли взять за основу один из уже существующих шаблонов с насыщенным содержанием. В составе Word имеется множество таких шаблонов, начиная с писем и резюме и заканчивая календарями и брошюрами. Более того, вы даже можете превратить любой имеющийся документ в шаблон, точно соответствующий вашим требованиям. В этом курсе вы узнаете, как это сделать. Автоматизация работы с помощью шаблонов.
4		Автоматизация работы с помощью шаблонов Цель этого курса — научить пользователя: Экономить время за счет использования шаблонов, доступных в составе Word и на веб-узле Microsoft Office Online. Создавать собственные шаблоны, настроенные в соответствии с конкретными требованиями. Автоматизация работы с помощью шаблонов.
5		Урок 1 Урок 1. Воспользуйтесь мощными возможностями шаблонов.
6		Что такое шаблон Воспользуйтесь мощными возможностями шаблонов. Даже если у вас есть опыт работы в Word, не все из вас, возможно, хорошо знакомы с шаблонами Word. Что такое шаблон и какие он дает преимущества? Автоматизация работы с помощью шаблонов. Шаблон — это разновидность документа, в котором уже имеется содержимое. Используя шаблоны, можно создавать документы с эффектным оформлением и экономить при этом немало времени. На этом уроке приводится несколько примеров, наглядно знакомящих с некоторыми из множества готовых шаблонов, которые имеются в составе Word и на веб-узле Microsoft Office Online.
7		Использование готовой титульной страницы факса Использование готовой титульной страницы факса. Предположим, что вам по работеприходится часто отправлять факсы в другие организации. У каждого факса должна быть титульная страница. Можно каждый раз создавать такую страницу в Word. Но можно использовать готовый титульный лист факса, который уже имеется в комплекте Word. Этот и другие шаблоны можно найти среди установленных шаблонов Word. Автоматизация работы с помощью шаблонов.
8		Использование готовой повестки дня Использование готовой повестки дня. Рассмотрим еще один пример, показывающий, насколько удобны шаблоны Word. Предположим, что вы отвечаете за составление повестки дня к каждому еженедельному совещанию рабочей группы. Прежде чем начинать с пустой страницы, ознакомьтесь с шаблонами, доступными на веб-узле Microsoft Office Online, — к ним можно перейти по ссылкам прямо из Word. Там вы найдете обширную, разнообразную коллекцию шаблонов, сгруппированных по категориям. В каждой категории предлагается на выбор несколько типов шаблонов. Автоматизация работы с помощью шаблонов.
9		Три шаблона повестки дня Использование готовой повестки дня. На рисунке показаны три шаблона повестки дня. Просто откройте нужную повестку дня и введите необходимые сведения. Автоматизация работы с помощью шаблонов. Это простой и незамысловатый вариант с областями форматированного текста, помогающими заполнить повестку дня. Это готовое эффектное оформление с примерами текста, поверх которых можно вводить собственную информацию. Этот вариант отличается более сложным оформлением и разметкой благодаря использованию цветов и таблиц для создания структурных областей повестки дня.
10		Поиск установленных шаблонов Поиск установленных шаблонов. Нажмите кнопку Officeи выберите команду Создать. В окне Создание документа щелкните категорию Установленныешаблоны. В комплекте Word имеется свыше 30 предварительно установленных шаблонов для таких категорий документов, как письма, факсы, отчеты, резюме и записи блогов. Поиск шаблонов производится следующим образом. Автоматизация работы с помощью шаблонов.
11		Поиск шаблонов Поиск установленных шаблонов. В комплекте Word имеется свыше 30 предварительно установленных шаблонов для таких категорий документов, как письма, факсы, отчеты, резюме и записи блогов. Поиск шаблонов производится следующим образом. Щелкните какой-либо эскиз; справа появится образец этого шаблона. Найдя нужный шаблон, нажмите кнопку Создать. Откроется новый документ, основанный на этом шаблоне, после чего в него можно будет внести необходимые изменения. Автоматизация работы с помощью шаблонов.
12		Поиск шаблонов на веб-узле Office Online Поиск шаблонов на веб-узле Office Online. Для доступа к шаблонам, размещенным на веб-узле Office Online, используется похожая процедура. Автоматизация работы с помощью шаблонов. Анимация: щелкните правой кнопкой мыши и выберите Воспроизведение. Как показано в анимации, необходимо открыть окно Создание документа , но на этот раз искать шаблоны следует в разделе Microsoft Office Online. Щелкните нужную категорию для отображения соответствующих эскизов. Чтобы загрузить шаблон, выберите его эскиз и нажмите кнопку Загрузить.
13		Искать шаблоны следует в разделе Microsoft Office Online Поиск шаблонов на веб-узле Office Online. Для доступа к шаблонам, размещенным на веб-узле Office Online, используется похожая процедура. Автоматизация работы с помощью шаблонов. Необходимо открыть окно Создание документа , но на этот раз искать шаблоны следует в разделе Microsoft Office Online. Щелкните нужную категорию для отображения соответствующих эскизов. Чтобы загрузить шаблон, выберите его эскиз и нажмите кнопку Загрузить. Шаблон откроется на вашем компьютере в виде нового документа, и вы сможете внести в него нужные изменения и сохранить их.
14		Уникальное преимущество шаблона Уникальное преимущество шаблона. После выбора шаблона открывается новый документ, основанный на этом шаблоне. Таким образом, открывается копия шаблона, а не сам шаблон. В этом и состоит уникальное преимущество шаблона: он открываетсвою копию, включая в новый документ все свое содержимое. Далее вы работаете с этим новым документом, используя все элементы исходного шаблона, и добавляете или удаляете то или иное содержимое. Автоматизация работы с помощью шаблонов.
15		Новый документ — это не сам шаблон Уникальное преимущество шаблона. Поскольку новый документ — это не сам шаблон, ваши изменения будут сохраняться в документе, а шаблон останется в первоначальном виде. Таким образом, один шаблон может служить основой для неограниченного числа документов. В основе любого документа лежит тот или иной шаблон, который, однако, всегда остается в тени. Автоматизация работы с помощью шаблонов.
16		Шаблоны и документы: два разных типа файлов Шаблоны и документы: два разных типа файлов. Шаблоны отличаются от документов не только своими функциями, но и типом файла. Если вам приходилось раньше сохранять документы в Word, вам, вероятно, знакомы варианты предлагаемых типов файла, в котором должен быть сохранен документ. По умолчанию используется формат, соответствующий типу документа. Автоматизация работы с помощью шаблонов.
17		Шаблоны функционируют иначе, чем документы Шаблоны и документы: два разных типа файлов. Для шаблонов используется другой тип файлов, и шаблоны функционируют иначе, чем документы. В примере 1 шаблон сохраняется в виде файла типа ШаблонWord . Файлы этого типа имеют расширение имени .dotx. (В предыдущих версиях Word использовалось расширение .dot.) В примере 2 документ сохраняется в виде файла типа ДокументWord . Файлы этого типа имеют расширение имени .docx. (В предыдущих версиях Word использовалось расширение .doc.). Автоматизация работы с помощью шаблонов.
18		Упражнения для практического занятия Упражнения для практического занятия. Создайте деловое письмо на основе шаблона. Добавьте в письмо свой собственный текст. Создайте объявление на основе шаблона. Интерактивное практическое задание (требуется Word 2007). Автоматизация работы с помощью шаблонов.
19		Главное отличие шаблона Тест 1, вопрос 1. В чем состоит главное отличие шаблона отдокумента? (Выберите один ответ.). Шаблон содержит стили. Шаблон содержит тему Word. Шаблон открывает свою копию в виде нового документа. Автоматизация работы с помощью шаблонов.
20		Шаблон открывает свою копию в виде нового документа. Тест 1, вопрос 1, ответ: Шаблон открывает свою копию в виде нового документа. Шаблон служит основой для документа, который затем можно изменить в соответствии с требованиями пользователя. Шаблон обладает универсальными качествами, которые легко настраивать, что позволяет многократно использовать один и тот же шаблон для создания документов определенного типа. Автоматизация работы с помощью шаблонов.
21		Что необходимо сделать в Word в первую очередь для поиска существующих шаблонов? Тест 1, вопрос 2. Что необходимо сделать в Word в первую очередь для поиска существующих шаблонов? (Выберите один ответ.). Нажать кнопку Office и выбрать команду Создать. Нажать кнопку Office и затем кнопку Параметры Word. Автоматизация работы с помощью шаблонов.
22		Нажать кнопку Office и выбрать команду Создать. Тест 1, вопрос 2, ответ: Нажать кнопку Office и выбрать команду Создать. Ссылки на установленные шаблоны и шаблоны, доступные через Интернет, отображаются в окне Создание документа, которое открывается при выборе команды Создать. Автоматизация работы с помощью шаблонов.
23		Шаблон отличается от документа Тест 1, вопрос 3. Шаблон отличается от документа своими функциями и типом файла. (Выберите один ответ.). Да. Нет. Автоматизация работы с помощью шаблонов.
24		Шаблон, в отличие от документа, открывает копию самого себя Тест 1, вопрос 3, ответ: Да. Шаблон, в отличие от документа, открывает копию самого себя в виде нового документа. Кроме того, он сохраняется как файл типа «Шаблон Word» с расширением имени .dotx. Автоматизация работы с помощью шаблонов.
25		Создание собственных шаблонов. Урок 2. Создание собственных шаблонов.
26		Исходный документ Создание собственных шаблонов. Предположим, вы часто используете счет-фактуру, основное содержимое которой остается постоянным, за исключением некоторых деталей, которые каждый раз меняются. В сущности, вы используете исходный документ в качестве шаблона, хотя фактически никогда не сохраняли его как шаблон. Но почему бы не сделать это? Вы получите единый исходный макет, и вам не придется удалять устаревшее содержимое при подготовке очередного счета-фактуры. Автоматизация работы с помощью шаблонов.
27		Преимущества использования шаблона Преимущества использования шаблона. Возвращаясь к примеру со счетом-фактурой, отметим некоторые преимущества, достигаемые в результате преобразования документа в шаблон. Нет необходимости просматривать многочисленные версии документа; все изменения будут храниться в шаблоне. Поскольку шаблон открывает свою копию, можно не беспокоиться о том, чтобы при сохранении случайно не затереть один из предыдущих вариантов счета-фактуры. Автоматизация работы с помощью шаблонов.
28		Содержимое шаблона можно изменить Преимущества использования шаблона. Возвращаясь к примеру со счетом-фактурой, отметим некоторые преимущества, достигаемые в результате преобразования документа в шаблон. Содержимое шаблона можно изменить таким образом, чтобы в нем хранились только те сведения, которые необходимы для каждого счета-фактуры. Это избавляет от необходимости каждый раз удалять устаревшие сведения и, тем самым, помогает сэкономить время и силы. Автоматизация работы с помощью шаблонов.
29		Шаблон всегда будет доступен в Word вместе Преимущества использования шаблона. Возвращаясь к примеру со счетом-фактурой, отметим некоторые преимущества, достигаемые в результате преобразования документа в шаблон. Если убрать устаревшую информацию, это снизит вероятность сохранения и случайной отправки счета-фактуры с неверными сведениями. Шаблон всегда будет доступен в Word вместе со всеми остальными шаблонами. Автоматизация работы с помощью шаблонов.
30		Подготовка содержимого шаблона Подготовка содержимого шаблона. При создании шаблона необходимо оставить в нем или добавить только ту информацию, которая действительно нужна. Это должна быть информация, которую требуется включать в каждый новый документ, создаваемый на основе данного шаблона. Выбор элементов для шаблона во многом зависит от ваших собственных предпочтений и от особенностей содержимого. Автоматизация работы с помощью шаблонов.
31		Откройте документ Подготовка содержимого шаблона. Сначала откройте документ, который будет использоваться для создания шаблона (в данном случае документ счета-фактуры), или откройте чистый документ. Затем можно выполнить следующие действия. Оставьте содержимое, которое не будет меняться какое-то время. Вставьте команду Дата и время в область даты счета-фактуры. Это позволит автоматически добавлять текущую дату в каждый новый документ. Автоматизация работы с помощью шаблонов.
32		Можно выполнить следующие действия. Подготовка содержимого шаблона. Сначала откройте документ, который будет использоваться для создания шаблона (в данном случае документ счета-фактуры), или откройте чистый документ. Затем можно выполнить следующие действия. Добавьте рамки с заполнителями для ввода текста, который будет изменяться в каждом счете-фактуре: название и адрес компании-получателя. Оставьте пустыми области, которые будут изменяться в каждом счете-фактуре: для описания выполненной работы, количества часов и общей стоимости. Автоматизация работы с помощью шаблонов.
33		Сохранение файла в качестве шаблона Сохранение файла в качестве шаблона. Поскольку шаблону соответствует собственный тип файла, для сохранения документа в качестве шаблона необходимо выбрать тип файла Шаблон Word. Это делается следующим образом. Нажмите кнопку Office, выделите команду Сохранить как и выберите Шаблон Word. В диалоговом окне Сохранение документа выберите Надежные шаблоны в качестве места, в котором будет сохранен шаблон. Введите имя для шаблона и нажмите кнопку Сохранить. Автоматизация работы с помощью шаблонов.
34		Сохранение шаблона Сохранение файла в качестве шаблона. Сохранение шаблона в папке «Надежные шаблоны»имеет важный смысл. Это служит для Word сигналом к тому, что шаблон можно открывать без опасений, даже если в нем содержатся макросы или другой код. Поскольку макросы могут содержать вредоносный код, Word принимает меры предосторожности при открытии документов с макросами. Если на компьютере задан рекомендуемый уровень параметров безопасности, Word открывает любой файл шаблона, однако при этом отключает содержащиеся в нем макросы. Автоматизация работы с помощью шаблонов.
35		Шаблон можно открывать без опасений Сохранение файла в качестве шаблона. Для шаблонов, находящихся в папке «Надежные шаблоны», Word не отключает макросы. Считается, что эти файлы всегда безопасны; поэтому здесь следует хранить только файлы, полученные из надежных источников. Сохранение шаблона в папке «Надежные шаблоны»имеет важный смысл. Это служит для Word сигналом к тому, что шаблон можно открывать без опасений, даже если в нем содержатся макросы или другой код. Автоматизация работы с помощью шаблонов.
36		Создание документа на основе шаблона Создание документа на основе шаблона. Другое преимущество сохранения шаблона в папке Надежныешаблоны заключается в том, что это впоследствии значительно облегчает поиск. В окне Создание документа выберите категорию Мои шаблоны. Щелкните нужный шаблон. Убедитесь, что внизу справа переключатель Создать установлен в положение документ, и нажмите кнопку ОК. Автоматизация работы с помощью шаблонов.
37		Редактирование шаблона Редактирование шаблона. Что, если какая-то важная часть шаблона устарела, например, изменилась эмблема компании? Шаблон нужно открыть и отредактировать следующим образом. Нажмите кнопку Office и выберите команду Открыть. Щелкните папку Надежные шаблоны . Выберите нужный шаблон и нажмите кнопку Открыть. Автоматизация работы с помощью шаблонов.
38		Защита шаблонов Редактирование шаблона. Что, если какая-то важная часть шаблона устарела, например, изменилась эмблема компании? Шаблон нужно открыть и отредактировать следующим образом. Защита шаблонов. Если вы создали шаблон, который будет использоваться другими сотрудниками вашей организации, имеет смысл защитить содержимое шаблона от нежелательных для вас изменений. Автоматизация работы с помощью шаблонов.
39		Упражнения для практического занятия. Упражнения для практического занятия. Отобразите расширения имен файлов. Преобразуйте документ в шаблон. Найдите шаблон и воспользуйтесь им. Измените шаблон. Интерактивное практическое задание (требуется Word 2007). Автоматизация работы с помощью шаблонов.
40		Какое расширение имени используется для файла шаблона? Тест 2, вопрос 1. Одно из отличий файла документа от файла шаблона связано с именем файла, а именно с его расширением (буквами, стоящими после точки). Какое расширение имени используется для файла шаблона? (Выберите один ответ.). .docx .dotx. Автоматизация работы с помощью шаблонов.
41		Dotx Тест 2, вопрос 1, ответ: .dotx. Это расширение имени используется для шаблонов Word, созданных в Word 2007. Автоматизация работы с помощью шаблонов.
42		«Сохранить как» в меню кнопки Office Тест 2, вопрос 2. При сохранении файла в качестве шаблона вы выделяете команду «Сохранить как» в меню кнопки Office; что выбирается потом? (Выберите один ответ.). Команда Шаблон Word. Команда Документ Word. Автоматизация работы с помощью шаблонов.
43		Команда Шаблон Word Тест 2, вопрос 2, ответ: Команда Шаблон Word. Автоматизация работы с помощью шаблонов.
44		Почему шаблон следует сохранять в папке «Надежные шаблоны»? Тест 2, вопрос 3. Почему шаблон следует сохранять в папке «Надежные шаблоны»? (Выберите один ответ.). Это позволит найти шаблон по ссылке Мои шаблоны в окне Созданиедокумента. Это защитит шаблон от изменения другим пользователем. Автоматизация работы с помощью шаблонов.
45		Это позволит найти шаблон по ссылке Мои шаблоны Тест 2, вопрос 3, ответ: Это позволит найти шаблон по ссылке Мои шаблоны в окне Созданиедокумента. Это веская причина. Не менее важно и то, что это послужит для Microsoft Word сигналомк тому, что при открытии шаблона необязательно отключать макросы, если они имеются в шаблоне. По этой причине в указанную папку следует помещать только шаблоны, полученные из доверенных источников. Автоматизация работы с помощью шаблонов.
46		Краткий справочник Краткий справочник. Сводку практических заданий этого учебного курса см. в кратком справочнике. Автоматизация работы с помощью шаблонов.
47		Об использовании этого шаблона Об использовании этого шаблона. Подробную справку по данному шаблону см. в области заметок внизу страницы или на отдельной странице заметок (меню или вкладка Вид).
«Microsoft Office Word 2007»