№ | Слайд | Текст |
1 |
 |
Учебные курсы по Microsoft® Office Word 2007
Учебные курсы по Microsoft® Office Word 2007. Автоматизация работы с помощью шаблонов. [Название вашей организации] представляет: |
2 |
 |
Содержание курса
Содержание курса. Обзор. Быстрое создание документов Урок 1. Воспользуйтесь мощными возможностями шаблонов Урок 2. Создание собственных шаблонов. В каждом уроке имеется несколько практических заданий и списокконтрольных вопросов. Автоматизация работы с помощью шаблонов. |
3 |
 |
Быстрое создание документов
Обзор. Быстрое создание документов. Прежде чем создавать документ Word 2007 «с нуля», подумайте, не лучше ли взять за основу один из уже существующих шаблонов с насыщенным содержанием. В составе Word имеется множество таких шаблонов, начиная с писем и резюме и заканчивая календарями и брошюрами. Более того, вы даже можете превратить любой имеющийся документ в шаблон, точно соответствующий вашим требованиям. В этом курсе вы узнаете, как это сделать. Автоматизация работы с помощью шаблонов. |
4 |
 |
Автоматизация работы с помощью шаблонов
Цель этого курса — научить пользователя: Экономить время за счет использования шаблонов, доступных в составе Word и на веб-узле Microsoft Office Online. Создавать собственные шаблоны, настроенные в соответствии с конкретными требованиями. Автоматизация работы с помощью шаблонов. |
5 |
 |
Урок 1
Урок 1. Воспользуйтесь мощными возможностями шаблонов. |
6 |
 |
Что такое шаблон
Воспользуйтесь мощными возможностями шаблонов. Даже если у вас есть опыт работы в Word, не все из вас, возможно, хорошо знакомы с шаблонами Word. Что такое шаблон и какие он дает преимущества? Автоматизация работы с помощью шаблонов. Шаблон — это разновидность документа, в котором уже имеется содержимое. Используя шаблоны, можно создавать документы с эффектным оформлением и экономить при этом немало времени. На этом уроке приводится несколько примеров, наглядно знакомящих с некоторыми из множества готовых шаблонов, которые имеются в составе Word и на веб-узле Microsoft Office Online. |
7 |
 |
Использование готовой титульной страницы факса
Использование готовой титульной страницы факса. Предположим, что вам по работеприходится часто отправлять факсы в другие организации. У каждого факса должна быть титульная страница. Можно каждый раз создавать такую страницу в Word. Но можно использовать готовый титульный лист факса, который уже имеется в комплекте Word. Этот и другие шаблоны можно найти среди установленных шаблонов Word. Автоматизация работы с помощью шаблонов. |
8 |
 |
Использование готовой повестки дня
Использование готовой повестки дня. Рассмотрим еще один пример, показывающий, насколько удобны шаблоны Word. Предположим, что вы отвечаете за составление повестки дня к каждому еженедельному совещанию рабочей группы. Прежде чем начинать с пустой страницы, ознакомьтесь с шаблонами, доступными на веб-узле Microsoft Office Online, — к ним можно перейти по ссылкам прямо из Word. Там вы найдете обширную, разнообразную коллекцию шаблонов, сгруппированных по категориям. В каждой категории предлагается на выбор несколько типов шаблонов. Автоматизация работы с помощью шаблонов. |
9 |
 |
Три шаблона повестки дня
Использование готовой повестки дня. На рисунке показаны три шаблона повестки дня. Просто откройте нужную повестку дня и введите необходимые сведения. Автоматизация работы с помощью шаблонов. Это простой и незамысловатый вариант с областями форматированного текста, помогающими заполнить повестку дня. Это готовое эффектное оформление с примерами текста, поверх которых можно вводить собственную информацию. Этот вариант отличается более сложным оформлением и разметкой благодаря использованию цветов и таблиц для создания структурных областей повестки дня. |
10 |
 |
Поиск установленных шаблонов
Поиск установленных шаблонов. Нажмите кнопку Officeи выберите команду Создать. В окне Создание документа щелкните категорию Установленныешаблоны. В комплекте Word имеется свыше 30 предварительно установленных шаблонов для таких категорий документов, как письма, факсы, отчеты, резюме и записи блогов. Поиск шаблонов производится следующим образом. Автоматизация работы с помощью шаблонов. |
11 |
 |
Поиск шаблонов
Поиск установленных шаблонов. В комплекте Word имеется свыше 30 предварительно установленных шаблонов для таких категорий документов, как письма, факсы, отчеты, резюме и записи блогов. Поиск шаблонов производится следующим образом. Щелкните какой-либо эскиз; справа появится образец этого шаблона. Найдя нужный шаблон, нажмите кнопку Создать. Откроется новый документ, основанный на этом шаблоне, после чего в него можно будет внести необходимые изменения. Автоматизация работы с помощью шаблонов. |
12 |
 |
Поиск шаблонов на веб-узле Office Online
Поиск шаблонов на веб-узле Office Online. Для доступа к шаблонам, размещенным на веб-узле Office Online, используется похожая процедура. Автоматизация работы с помощью шаблонов. Анимация: щелкните правой кнопкой мыши и выберите Воспроизведение. Как показано в анимации, необходимо открыть окно Создание документа , но на этот раз искать шаблоны следует в разделе Microsoft Office Online. Щелкните нужную категорию для отображения соответствующих эскизов. Чтобы загрузить шаблон, выберите его эскиз и нажмите кнопку Загрузить. |
13 |
 |
Искать шаблоны следует в разделе Microsoft Office Online
Поиск шаблонов на веб-узле Office Online. Для доступа к шаблонам, размещенным на веб-узле Office Online, используется похожая процедура. Автоматизация работы с помощью шаблонов. Необходимо открыть окно Создание документа , но на этот раз искать шаблоны следует в разделе Microsoft Office Online. Щелкните нужную категорию для отображения соответствующих эскизов. Чтобы загрузить шаблон, выберите его эскиз и нажмите кнопку Загрузить. Шаблон откроется на вашем компьютере в виде нового документа, и вы сможете внести в него нужные изменения и сохранить их. |
14 |
 |
Уникальное преимущество шаблона
Уникальное преимущество шаблона. После выбора шаблона открывается новый документ, основанный на этом шаблоне. Таким образом, открывается копия шаблона, а не сам шаблон. В этом и состоит уникальное преимущество шаблона: он открываетсвою копию, включая в новый документ все свое содержимое. Далее вы работаете с этим новым документом, используя все элементы исходного шаблона, и добавляете или удаляете то или иное содержимое. Автоматизация работы с помощью шаблонов. |
15 |
 |
Новый документ — это не сам шаблон
Уникальное преимущество шаблона. Поскольку новый документ — это не сам шаблон, ваши изменения будут сохраняться в документе, а шаблон останется в первоначальном виде. Таким образом, один шаблон может служить основой для неограниченного числа документов. В основе любого документа лежит тот или иной шаблон, который, однако, всегда остается в тени. Автоматизация работы с помощью шаблонов. |
16 |
 |
Шаблоны и документы: два разных типа файлов
Шаблоны и документы: два разных типа файлов. Шаблоны отличаются от документов не только своими функциями, но и типом файла. Если вам приходилось раньше сохранять документы в Word, вам, вероятно, знакомы варианты предлагаемых типов файла, в котором должен быть сохранен документ. По умолчанию используется формат, соответствующий типу документа. Автоматизация работы с помощью шаблонов. |
17 |
 |
Шаблоны функционируют иначе, чем документы
Шаблоны и документы: два разных типа файлов. Для шаблонов используется другой тип файлов, и шаблоны функционируют иначе, чем документы. В примере 1 шаблон сохраняется в виде файла типа ШаблонWord . Файлы этого типа имеют расширение имени .dotx. (В предыдущих версиях Word использовалось расширение .dot.) В примере 2 документ сохраняется в виде файла типа ДокументWord . Файлы этого типа имеют расширение имени .docx. (В предыдущих версиях Word использовалось расширение .doc.). Автоматизация работы с помощью шаблонов. |
18 |
 |
Упражнения для практического занятия
Упражнения для практического занятия. Создайте деловое письмо на основе шаблона. Добавьте в письмо свой собственный текст. Создайте объявление на основе шаблона. Интерактивное практическое задание (требуется Word 2007). Автоматизация работы с помощью шаблонов. |
19 |
 |
Главное отличие шаблона
Тест 1, вопрос 1. В чем состоит главное отличие шаблона отдокумента? (Выберите один ответ.). Шаблон содержит стили. Шаблон содержит тему Word. Шаблон открывает свою копию в виде нового документа. Автоматизация работы с помощью шаблонов. |
20 |
 |
Шаблон открывает свою копию в виде нового документа.
Тест 1, вопрос 1, ответ: Шаблон открывает свою копию в виде нового документа. Шаблон служит основой для документа, который затем можно изменить в соответствии с требованиями пользователя. Шаблон обладает универсальными качествами, которые легко настраивать, что позволяет многократно использовать один и тот же шаблон для создания документов определенного типа. Автоматизация работы с помощью шаблонов. |
21 |
 |
Что необходимо сделать в Word в первую очередь для поиска существующих шаблонов?
Тест 1, вопрос 2. Что необходимо сделать в Word в первую очередь для поиска существующих шаблонов? (Выберите один ответ.). Нажать кнопку Office и выбрать команду Создать. Нажать кнопку Office и затем кнопку Параметры Word. Автоматизация работы с помощью шаблонов. |
22 |
 |
Нажать кнопку Office и выбрать команду Создать.
Тест 1, вопрос 2, ответ: Нажать кнопку Office и выбрать команду Создать. Ссылки на установленные шаблоны и шаблоны, доступные через Интернет, отображаются в окне Создание документа, которое открывается при выборе команды Создать. Автоматизация работы с помощью шаблонов. |
23 |
 |
Шаблон отличается от документа
Тест 1, вопрос 3. Шаблон отличается от документа своими функциями и типом файла. (Выберите один ответ.). Да. Нет. Автоматизация работы с помощью шаблонов. |
24 |
 |
Шаблон, в отличие от документа, открывает копию самого себя
Тест 1, вопрос 3, ответ: Да. Шаблон, в отличие от документа, открывает копию самого себя в виде нового документа. Кроме того, он сохраняется как файл типа «Шаблон Word» с расширением имени .dotx. Автоматизация работы с помощью шаблонов. |
25 |
 |
Создание собственных шаблонов.
Урок 2. Создание собственных шаблонов. |
26 |
 |
Исходный документ
Создание собственных шаблонов. Предположим, вы часто используете счет-фактуру, основное содержимое которой остается постоянным, за исключением некоторых деталей, которые каждый раз меняются. В сущности, вы используете исходный документ в качестве шаблона, хотя фактически никогда не сохраняли его как шаблон. Но почему бы не сделать это? Вы получите единый исходный макет, и вам не придется удалять устаревшее содержимое при подготовке очередного счета-фактуры. Автоматизация работы с помощью шаблонов. |
27 |
 |
Преимущества использования шаблона
Преимущества использования шаблона. Возвращаясь к примеру со счетом-фактурой, отметим некоторые преимущества, достигаемые в результате преобразования документа в шаблон. Нет необходимости просматривать многочисленные версии документа; все изменения будут храниться в шаблоне. Поскольку шаблон открывает свою копию, можно не беспокоиться о том, чтобы при сохранении случайно не затереть один из предыдущих вариантов счета-фактуры. Автоматизация работы с помощью шаблонов. |
28 |
 |
Содержимое шаблона можно изменить
Преимущества использования шаблона. Возвращаясь к примеру со счетом-фактурой, отметим некоторые преимущества, достигаемые в результате преобразования документа в шаблон. Содержимое шаблона можно изменить таким образом, чтобы в нем хранились только те сведения, которые необходимы для каждого счета-фактуры. Это избавляет от необходимости каждый раз удалять устаревшие сведения и, тем самым, помогает сэкономить время и силы. Автоматизация работы с помощью шаблонов. |
29 |
 |
Шаблон всегда будет доступен в Word вместе
Преимущества использования шаблона. Возвращаясь к примеру со счетом-фактурой, отметим некоторые преимущества, достигаемые в результате преобразования документа в шаблон. Если убрать устаревшую информацию, это снизит вероятность сохранения и случайной отправки счета-фактуры с неверными сведениями. Шаблон всегда будет доступен в Word вместе со всеми остальными шаблонами. Автоматизация работы с помощью шаблонов. |
30 |
 |
Подготовка содержимого шаблона
Подготовка содержимого шаблона. При создании шаблона необходимо оставить в нем или добавить только ту информацию, которая действительно нужна. Это должна быть информация, которую требуется включать в каждый новый документ, создаваемый на основе данного шаблона. Выбор элементов для шаблона во многом зависит от ваших собственных предпочтений и от особенностей содержимого. Автоматизация работы с помощью шаблонов. |
31 |
 |
Откройте документ
Подготовка содержимого шаблона. Сначала откройте документ, который будет использоваться для создания шаблона (в данном случае документ счета-фактуры), или откройте чистый документ. Затем можно выполнить следующие действия. Оставьте содержимое, которое не будет меняться какое-то время. Вставьте команду Дата и время в область даты счета-фактуры. Это позволит автоматически добавлять текущую дату в каждый новый документ. Автоматизация работы с помощью шаблонов. |
32 |
 |
Можно выполнить следующие действия.
Подготовка содержимого шаблона. Сначала откройте документ, который будет использоваться для создания шаблона (в данном случае документ счета-фактуры), или откройте чистый документ. Затем можно выполнить следующие действия. Добавьте рамки с заполнителями для ввода текста, который будет изменяться в каждом счете-фактуре: название и адрес компании-получателя. Оставьте пустыми области, которые будут изменяться в каждом счете-фактуре: для описания выполненной работы, количества часов и общей стоимости. Автоматизация работы с помощью шаблонов. |
33 |
 |
Сохранение файла в качестве шаблона
Сохранение файла в качестве шаблона. Поскольку шаблону соответствует собственный тип файла, для сохранения документа в качестве шаблона необходимо выбрать тип файла Шаблон Word. Это делается следующим образом. Нажмите кнопку Office, выделите команду Сохранить как и выберите Шаблон Word. В диалоговом окне Сохранение документа выберите Надежные шаблоны в качестве места, в котором будет сохранен шаблон. Введите имя для шаблона и нажмите кнопку Сохранить. Автоматизация работы с помощью шаблонов. |
34 |
 |
Сохранение шаблона
Сохранение файла в качестве шаблона. Сохранение шаблона в папке «Надежные шаблоны»имеет важный смысл. Это служит для Word сигналом к тому, что шаблон можно открывать без опасений, даже если в нем содержатся макросы или другой код. Поскольку макросы могут содержать вредоносный код, Word принимает меры предосторожности при открытии документов с макросами. Если на компьютере задан рекомендуемый уровень параметров безопасности, Word открывает любой файл шаблона, однако при этом отключает содержащиеся в нем макросы. Автоматизация работы с помощью шаблонов. |
35 |
 |
Шаблон можно открывать без опасений
Сохранение файла в качестве шаблона. Для шаблонов, находящихся в папке «Надежные шаблоны», Word не отключает макросы. Считается, что эти файлы всегда безопасны; поэтому здесь следует хранить только файлы, полученные из надежных источников. Сохранение шаблона в папке «Надежные шаблоны»имеет важный смысл. Это служит для Word сигналом к тому, что шаблон можно открывать без опасений, даже если в нем содержатся макросы или другой код. Автоматизация работы с помощью шаблонов. |
36 |
 |
Создание документа на основе шаблона
Создание документа на основе шаблона. Другое преимущество сохранения шаблона в папке Надежныешаблоны заключается в том, что это впоследствии значительно облегчает поиск. В окне Создание документа выберите категорию Мои шаблоны. Щелкните нужный шаблон. Убедитесь, что внизу справа переключатель Создать установлен в положение документ, и нажмите кнопку ОК. Автоматизация работы с помощью шаблонов. |
37 |
 |
Редактирование шаблона
Редактирование шаблона. Что, если какая-то важная часть шаблона устарела, например, изменилась эмблема компании? Шаблон нужно открыть и отредактировать следующим образом. Нажмите кнопку Office и выберите команду Открыть. Щелкните папку Надежные шаблоны . Выберите нужный шаблон и нажмите кнопку Открыть. Автоматизация работы с помощью шаблонов. |
38 |
 |
Защита шаблонов
Редактирование шаблона. Что, если какая-то важная часть шаблона устарела, например, изменилась эмблема компании? Шаблон нужно открыть и отредактировать следующим образом. Защита шаблонов. Если вы создали шаблон, который будет использоваться другими сотрудниками вашей организации, имеет смысл защитить содержимое шаблона от нежелательных для вас изменений. Автоматизация работы с помощью шаблонов. |
39 |
 |
Упражнения для практического занятия.
Упражнения для практического занятия. Отобразите расширения имен файлов. Преобразуйте документ в шаблон. Найдите шаблон и воспользуйтесь им. Измените шаблон. Интерактивное практическое задание (требуется Word 2007). Автоматизация работы с помощью шаблонов. |
40 |
 |
Какое расширение имени используется для файла шаблона?
Тест 2, вопрос 1. Одно из отличий файла документа от файла шаблона связано с именем файла, а именно с его расширением (буквами, стоящими после точки). Какое расширение имени используется для файла шаблона? (Выберите один ответ.). .docx .dotx. Автоматизация работы с помощью шаблонов. |
41 |
 |
Dotx
Тест 2, вопрос 1, ответ: .dotx. Это расширение имени используется для шаблонов Word, созданных в Word 2007. Автоматизация работы с помощью шаблонов. |
42 |
 |
«Сохранить как» в меню кнопки Office
Тест 2, вопрос 2. При сохранении файла в качестве шаблона вы выделяете команду «Сохранить как» в меню кнопки Office; что выбирается потом? (Выберите один ответ.). Команда Шаблон Word. Команда Документ Word. Автоматизация работы с помощью шаблонов. |
43 |
 |
Команда Шаблон Word
Тест 2, вопрос 2, ответ: Команда Шаблон Word. Автоматизация работы с помощью шаблонов. |
44 |
 |
Почему шаблон следует сохранять в папке «Надежные шаблоны»?
Тест 2, вопрос 3. Почему шаблон следует сохранять в папке «Надежные шаблоны»? (Выберите один ответ.). Это позволит найти шаблон по ссылке Мои шаблоны в окне Созданиедокумента. Это защитит шаблон от изменения другим пользователем. Автоматизация работы с помощью шаблонов. |
45 |
 |
Это позволит найти шаблон по ссылке Мои шаблоны
Тест 2, вопрос 3, ответ: Это позволит найти шаблон по ссылке Мои шаблоны в окне Созданиедокумента. Это веская причина. Не менее важно и то, что это послужит для Microsoft Word сигналомк тому, что при открытии шаблона необязательно отключать макросы, если они имеются в шаблоне. По этой причине в указанную папку следует помещать только шаблоны, полученные из доверенных источников. Автоматизация работы с помощью шаблонов. |
46 |
 |
Краткий справочник
Краткий справочник. Сводку практических заданий этого учебного курса см. в кратком справочнике. Автоматизация работы с помощью шаблонов. |
47 |
 |
Об использовании этого шаблона
Об использовании этого шаблона. Подробную справку по данному шаблону см. в области заметок внизу страницы или на отдельной странице заметок (меню или вкладка Вид). |
«Microsoft Office Word 2007» |