Электронное правительство
<<  Электронное правительство РФ Программа электронного документооборота  >>
Электронный документооборот
Электронный документооборот
Система электронного документооборота (СЭД) – определение
Система электронного документооборота (СЭД) – определение
Документооборота
Документооборота
Электронный документ
Электронный документ
Основные принципы
Основные принципы
Суть
Суть
Преимущества для организации
Преимущества для организации
Преимущества для руководителя
Преимущества для руководителя
Преимущества для сотрудника
Преимущества для сотрудника
Основные функции
Основные функции
Управление электронными документами
Управление электронными документами
Управление деловыми процессами
Управление деловыми процессами
Канцелярия
Канцелярия
Дополнительные функции
Дополнительные функции
Спасибо за внимание
Спасибо за внимание
Презентация «Система электронного документооборота». Размер 68 КБ. Автор: bob.

Загрузка...

Система электронного документооборота

содержание презентации «Система электронного документооборота.ppt»
СлайдТекст
1 Электронный документооборот

Электронный документооборот

Электронный документооборот в УдГУ – Система «DIRECTUM». Широков В.А. УдГУ 2010.

2 Система электронного документооборота (СЭД) – определение

Система электронного документооборота (СЭД) – определение

Система электронного документооборота (СЭД) – определение (Википедия). Система документооборота — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации. УдГУ 2010 Широков В.А. ЦМИТ. 2.

3 Документооборота

Документооборота

Система электронного документооборота – определение (Википедия). Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98); комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа. Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде. УдГУ 2010 Широков В.А. ЦМИТ. 3.

4 Электронный документ

Электронный документ

Система электронного документооборота – определение (Википедия). Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, подписанный электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранённый на машинном носителе в виде файла соответствующего формата. Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов. УдГУ 2010 Широков В.А. ЦМИТ. 4.

5 Основные принципы

Основные принципы

Система электронного документооборота– основные принципы (Википедия). Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в пределах данной системы. Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса). Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить дублирование документов. Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём. Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов. УдГУ 2010 Широков В.А. ЦМИТ. 5.

6 Суть

Суть

Система электронного документооборота – суть коротко. Бегают файлы, а не люди Всё – под контролем Один документ – много ярлыков Один источник - правильный 24/7/365 Документы - не потерять! Сроки – не «забыть»! В чужую папку – не заглянуть! УдГУ 2010 Широков В.А. ЦМИТ. 6.

7 Преимущества для организации

Преимущества для организации

Система электронного документооборота – преимущества для организации: Концентрация и накопление информационного и интеллектуального потенциала на сервере СЭД: файлы документов с разрозненных компьютеров пользователей упорядочиваются в хранилище СЭД (упорядоченный массив СЭД сосредотачивает до 80% документов против средней цифры 20%) Информационные потоки разделяются строго по полномочиям (безопасность) Появляется «прозрачность» управления до самых нижних уровней Меняется корпоративный стиль делопроизводства и исполнительской дисциплины в сторону повышения ответственности и надежности. УдГУ 2010 Широков В.А. ЦМИТ. 7.

8 Преимущества для руководителя

Преимущества для руководителя

Система электронного документооборота – преимущества для руководителя: Все документы – под рукой (т.е. по настоящему – все:) Все – в срок: если не выполнится – то напомнится Стол – для работы, а не для папок Всё – под контролем (исполнительская дисциплина, прозрачность выполнения поручений) Ничего не теряется – ни в «верхах», ни в «низах» Поиск – любым способом: по тематике, по названию, по тексту, по дате, по автору, …. УдГУ 2010 Широков В.А. ЦМИТ. 8.

9 Преимущества для сотрудника

Преимущества для сотрудника

Система электронного документооборота – преимущества для сотрудника: Бегают файлы, а не люди Все нужное – подготовлено и проверено Все указания – зафиксированы и конкретны Все выполненное – отмечено и доложено. УдГУ 2010 Широков В.А. ЦМИТ. 9.

10 Основные функции

Основные функции

Система электронного документооборота – основные функции: Управление электронными документами. Создание и хранение различных неструктурированных документов (тексты MS Word, электронные таблицы MS Excel, рисунки Visio, CorelDraw и пр.; полнотекстовый и атрибутивный поиск; версии документов и электронно-цифровая подпись; структурирование документов по папкам; назначение прав доступа на документы; история работы с документами. Управление деловыми процессами. Поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях их жизненного цикла (docflow); выдача электронных заданий и контроль их исполнения; взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов; поддержка свободных и жестких маршрутов (workflow) Канцелярия. Регистрация бумажных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ; ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации документов; контроль местонахождения бумажных документов; УдГУ 2010 Широков В.А. ЦМИТ. 10.

11 Управление электронными документами

Управление электронными документами

Система электронного документооборота – Управление электронными документами: Модуль "Управление электронными документами" обеспечивает создание, хранение, поиск, изменение различных неструктурированных документов (тексты Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, рисунки Visio и CorelDraw, звуки, видео и пр.). Одно из основных понятий, используемых в системе DIRECTUM, – электронный документ. Каждый электронный документ состоит из текста (содержимого электронного документа) и карточки – формы, содержащей набор атрибутов, описывающих документ (автор, тип документа, дата создания, корреспондент и т.д.), которые могут быть использованы для поиска и группировки электронных документов. Для организации хранения документов используются папки, в которые помещаются ссылки на электронные документы и другие папки. Каждый документ может иметь неограниченное количество версий, при этом версии одного и того же документа могут быть в разных форматах (например, DOC и PDF). Для каждого вида документа (договоры, счета и пр.) определяется свой жизненный цикл, автоматически изменяющий состояние документа в ходе работы с ним. УдГУ 2010 Широков В.А. ЦМИТ. 11.

12 Управление деловыми процессами

Управление деловыми процессами

Система электронного документооборота – Управление деловыми процессами : Основа любой действующей организации – это деловые процессы (обслуживание заказов клиентов, подготовка и согласование документов, выполнение распоряжений руководства, обсуждение предложений сотрудников, подготовка и проведение совещаний и т.д.). Большинство деловых процессов регламентировано нормативными документами (внутренними стандартами предприятия, положениями, уставами, приказами и т.д.), и прохождение этих процессов должно строго соблюдаться и контролироваться. в основе любого взаимодействия двух или более сотрудников всегда лежит какая-либо задача, т.е. некоторый объем работ, определяемый инициатором, который нужно выполнить. Последовательность исполнения задачи определяется маршрутом, задаваемым инициатором. Маршрут задачи может задаваться вручную либо с использованием типового маршрута. УдГУ 2010 Широков В.А. ЦМИТ. 12.

13 Канцелярия

Канцелярия

Система электронного документооборота – Канцелярия : модуль "Канцелярия" облегчает выполнение рутинных операций по обработке бумажных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ, на которых базируется традиционная российская технология делопроизводства: единая регистрация всей входящей и исходящей корреспонденции, а также внутренних документов с использованием регистрационно-контрольных карточек; регистрация местонахождения бумажного документа на любом этапе жизненного цикла документа: рассмотрение руководством, согласование проекта документа, исполнение и т.д.; осуществление контроля над своевременным исполнением поручений, резолюций и указаний руководства; списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел; быстрый поиск необходимой информации по состоянию, наличию, движению бумажных документов; получение необходимых стандартных форм и журналов, а также статистических отчетов по документообороту организации. УдГУ 2010 Широков В.А. ЦМИТ. 13.

14 Дополнительные функции

Дополнительные функции

Система электронного документооборота – дополнительные функции: Управление договорами. Организация процесса согласования и регистрации договоров и сопутствующих документов, а также оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование и т.д.) Управление совещаниями. Организация подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки); формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений совещания Управление взаимодействием с клиентами. Ведение единой базы организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами; сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями; планирование маркетинговых мероприятий; анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий. УдГУ 2010 Широков В.А. ЦМИТ. 14.

15 Спасибо за внимание

Спасибо за внимание

Спасибо за внимание. Готов ответить на Ваши вопросы Широков Владимир Анатольевич shirokov@udsu.ru 8-912-855-3792. УдГУ 2010 Широков В.А. ЦМИТ. 15.

«Система электронного документооборота»
Сайт

5informatika.net

115 тем
5informatika.net > Электронное правительство > Система электронного документооборота.ppt