№ | Слайд | Текст |
1 |
 |
Автоматизация рутинной работы в Microsoft Word 2010
Автоматизация рутинной работы в Microsoft Word 2010. 2012 г. Подготовила: студентка группы Б-21 Пантелеева Юлия Проверил: Корюков И.В. |
2 |
 |
Для чего это нужно
Для чего это нужно? Формирование договоров, актов или коммерческих предложения для каждого контрагента нажатием одной кнопки с помощью таблицы Excel, содержащей список контрагентов Формирование по шаблону приказов и других документов, имея список сотрудников с соответствующей информацией Формирование писем, уведомлений, грамот в формате PDF или Word с заполнением создаваемых файлов информацией с листа Excel. |
3 |
 |
Постановка задачи
Постановка задачи. |
4 |
 |
Компания «КапиталСтрой» хочет поздравить своих заказчиков
Компания «КапиталСтрой» хочет поздравить своих заказчиков, список которых сохранен в Ехсеl: Заказчики.xlsx. |
5 |
 |
Поздравительное письмо
А поздравительное письмо мы уже создали в Word: Письмо-шаблон.dotx. |
6 |
 |
Отдельное письмо
Задача состоит в том, чтобы автоматически создать для каждого отдельное письмо, куда будут подставлены ФИО и название компании клиента, с тем чтобы потом эти письма вывести на печать. В терминах Microsoft Office такая процедура называется Слиянием. |
7 |
 |
Подготовка списка клиентов в Excel
Шаг 1. Подготовка списка клиентов в Excel. Таблица со списком клиентов должна удовлетворять нескольким простым условиям: шапка таблицы должна быть простой - одна строка с уникальными названиями столбцов (без повторений и пустых ячеек) в таблице не должно быть объединенных ячеек в таблице не должно быть пустых строк или столбцов (отдельные пустые ячейки допускаются) т.к. Excel и Word не смогут сами определить пол клиента по имени, то имеет смысл сделать отдельный столбец с обращением (господин, госпожа и т.п.) или с родовым окончанием (-ый или -ая) для обращения "Уважаемый(ая)..." |
8 |
 |
Подготовка шаблона письма в Word
Шаг 2. Подготовка шаблона письма в Word. Здесь проще - нужен обычный документ Word с оставленными в нем пустыми местами для вставки полей из списка Excel. |
9 |
 |
Слияние
Шаг 3. Слияние. Открываем шаблон письма в Word и запускаем пошаговый Мастер Слияния на вкладке «Рассылки» кнопкой «Начать слияние» – «Пошаговый мастер слияния»: В Word 2003 эта команда была доступна в меню Сервис - Письма и рассылки - Мастер слияния Далее следует процесс из 6 этапов (переключение между ними - с помощью кнопок Вперед и Назад в правом нижнем углу в области задач). |
10 |
 |
Выбор типа документа
Этап 1. Выбор типа документа. На этом шаге мы должны выбрать тип тех документов, которые хотим получить на выходе после слияния. Наш вариант – Письма. Этап 2. Выбор документа На этом шаге необходимо определить, какой документ будет являться основой (заготовкой) для всех будущих однотипных сообщений. Мы выбираем - Текущий документ. |
11 |
 |
Выбор получателей
Этап 3. Выбор получателей На этом шаге мы подключаем список клиентов из Excel к документу Word. Выбираем «Выбрать получателей»? «Использовать существующий список» и жмем на Обзор (Browse), после чего в диалоговом окне открытия файла указываем, где лежит наш файл со списком клиентов. После выбора источника данных, Word позволяет провести фильтрацию, сортировку и ручной отбор записей при помощи окна Получатели слияния: |
12 |
 |
|
13 |
 |
Создание письма
Этап 4. Создание письма На этом этапе мы должен указать – куда именно в документ должны попасть данные из подключенного списка. Для этого необходимо установить курсор в точку вставки в письме и использовать ссылку «Другие элементы» - она выводит полный набор всех полей списка, из которого мы и выбираем нужное поле для вставки: |
14 |
 |
После вставки всех полей слияния у нас должно получиться следующее
В итоге, после вставки всех полей слияния у нас должно получиться следующее: |
15 |
 |
Просмотр писем
Этап 5. Просмотр писем На этом этапе мы уже можем предварительно просмотреть результаты слияния, используя кнопки со стрелками. При необходимости, также, можно исключить любого получателя из набора. |
16 |
 |
Завершение слияния
Этап 6. Завершение слияния Нажатие ссылки Печать приведёт к немедленной отправке всех результатов слияния на принтер без вывода на экран. Если необходимо сохранить созданные в результате слияния документы для дальнейшего использования или требуется внести ручную правку в некоторые из документов, то лучше использовать ссылку «Изменить часть писем», которая выведет результаты слияния на отдельный лист: Письмо со слиянием.docx. |
17 |
 |
|
18 |
 |
The end
The end! Я надеюсь, что вам понравилась и помогла моя презентация!? |
«Автоматизация Word» |