Работа в Word
<<  Вставка объектов в документ Шаблоны документов  >>
Автоматизация рутинной работы в Microsoft Word 2010
Автоматизация рутинной работы в Microsoft Word 2010
Для чего это нужно
Для чего это нужно
Постановка задачи
Постановка задачи
Компания «КапиталСтрой» хочет поздравить своих заказчиков
Компания «КапиталСтрой» хочет поздравить своих заказчиков
Поздравительное письмо
Поздравительное письмо
Отдельное письмо
Отдельное письмо
Подготовка списка клиентов в Excel
Подготовка списка клиентов в Excel
Подготовка шаблона письма в Word
Подготовка шаблона письма в Word
Слияние
Слияние
Выбор типа документа
Выбор типа документа
Выбор получателей
Выбор получателей

Создание письма
Создание письма
После вставки всех полей слияния у нас должно получиться следующее
После вставки всех полей слияния у нас должно получиться следующее
Просмотр писем
Просмотр писем
Завершение слияния
Завершение слияния

The end
The end
Презентация «Автоматизация Word». Размер 1751 КБ. Автор: Пантелеева.

Загрузка...

Автоматизация Word

содержание презентации «Автоматизация Word.pptx»
СлайдТекст
1 Автоматизация рутинной работы в Microsoft Word 2010

Автоматизация рутинной работы в Microsoft Word 2010

Автоматизация рутинной работы в Microsoft Word 2010. 2012 г. Подготовила: студентка группы Б-21 Пантелеева Юлия Проверил: Корюков И.В.

2 Для чего это нужно

Для чего это нужно

Для чего это нужно? Формирование договоров, актов или коммерческих предложения для каждого контрагента нажатием одной кнопки с помощью таблицы Excel, содержащей список контрагентов Формирование по шаблону приказов и других документов, имея список сотрудников с соответствующей информацией Формирование писем, уведомлений, грамот в формате PDF или Word с заполнением создаваемых файлов информацией с листа Excel.

3 Постановка задачи

Постановка задачи

Постановка задачи.

4 Компания «КапиталСтрой» хочет поздравить своих заказчиков

Компания «КапиталСтрой» хочет поздравить своих заказчиков

Компания «КапиталСтрой» хочет поздравить своих заказчиков, список которых сохранен в Ехсеl: Заказчики.xlsx.

5 Поздравительное письмо

Поздравительное письмо

А поздравительное письмо мы уже создали в Word: Письмо-шаблон.dotx.

6 Отдельное письмо

Отдельное письмо

Задача состоит в том, чтобы автоматически создать для каждого отдельное письмо, куда будут подставлены ФИО и название компании клиента, с тем чтобы потом эти письма вывести на печать. В терминах Microsoft Office такая процедура называется Слиянием.

7 Подготовка списка клиентов в Excel

Подготовка списка клиентов в Excel

Шаг 1. Подготовка списка клиентов в Excel. Таблица со списком клиентов должна удовлетворять нескольким простым условиям: шапка таблицы должна быть простой - одна строка с уникальными названиями столбцов (без повторений и пустых ячеек) в таблице не должно быть объединенных ячеек в таблице не должно быть пустых строк или столбцов (отдельные пустые ячейки допускаются) т.к. Excel и Word не смогут сами определить пол клиента по имени, то имеет смысл сделать отдельный столбец с обращением (господин, госпожа и т.п.) или с родовым окончанием (-ый или -ая) для обращения "Уважаемый(ая)..."

8 Подготовка шаблона письма в Word

Подготовка шаблона письма в Word

Шаг 2. Подготовка шаблона письма в Word. Здесь проще - нужен обычный документ Word с оставленными в нем пустыми местами для вставки полей из списка Excel.

9 Слияние

Слияние

Шаг 3. Слияние. Открываем шаблон письма в Word и запускаем пошаговый Мастер Слияния на вкладке «Рассылки» кнопкой «Начать слияние» – «Пошаговый мастер слияния»: В Word 2003 эта команда была доступна в меню Сервис - Письма и рассылки - Мастер слияния Далее следует процесс из 6 этапов (переключение между ними - с помощью кнопок Вперед и Назад в правом нижнем углу в области задач).

10 Выбор типа документа

Выбор типа документа

Этап 1. Выбор типа документа. На этом шаге мы должны выбрать тип тех документов, которые хотим получить на выходе после слияния. Наш вариант – Письма. Этап 2. Выбор документа На этом шаге необходимо определить, какой документ будет являться основой (заготовкой) для всех будущих однотипных сообщений. Мы выбираем - Текущий документ.

11 Выбор получателей

Выбор получателей

Этап 3. Выбор получателей На этом шаге мы подключаем список клиентов из Excel к документу Word. Выбираем «Выбрать получателей»? «Использовать существующий список» и жмем на Обзор (Browse), после чего в диалоговом окне открытия файла указываем, где лежит наш файл со списком клиентов. После выбора источника данных, Word позволяет провести фильтрацию, сортировку и ручной отбор записей при помощи окна Получатели слияния:

12

13 Создание письма

Создание письма

Этап 4. Создание письма На этом этапе мы должен указать – куда именно в документ должны попасть данные из подключенного списка. Для этого необходимо установить курсор в точку вставки в письме и использовать ссылку «Другие элементы» - она выводит полный набор всех полей списка, из которого мы и выбираем нужное поле для вставки:

14 После вставки всех полей слияния у нас должно получиться следующее

После вставки всех полей слияния у нас должно получиться следующее

В итоге, после вставки всех полей слияния у нас должно получиться следующее:

15 Просмотр писем

Просмотр писем

Этап 5. Просмотр писем На этом этапе мы уже можем предварительно просмотреть результаты слияния, используя кнопки со стрелками. При необходимости, также, можно исключить любого получателя из набора.

16 Завершение слияния

Завершение слияния

Этап 6. Завершение слияния Нажатие ссылки Печать приведёт к немедленной отправке всех результатов слияния на принтер без вывода на экран. Если необходимо сохранить созданные в результате слияния документы для дальнейшего использования или требуется внести ручную правку в некоторые из документов, то лучше использовать ссылку «Изменить часть писем», которая выведет результаты слияния на отдельный лист: Письмо со слиянием.docx.

17

18 The end

The end

The end! Я надеюсь, что вам понравилась и помогла моя презентация!?

«Автоматизация Word»
Сайт

5informatika.net

115 тем
5informatika.net > Работа в Word > Автоматизация Word.pptx